8.2.3 受注・契約の管理
8.2.3.1 受注・契約の内容の確認
会社は、製品について顧客と約束をする時は、顧客に返答する前に/書類を提出する前に
その約束の内容を点検【レビュー】して下さい。
この点検では、以下のa)〜e)について、必要な項目が(何らかの形で)決められていることを
確かめて下さい。
ここで言う約束には、見積書や企画書の提出、契約、仕様書や図面の合意、個々の受注など
があります
また、この際、これらの約束(決めた内容)が実施可能な内容であることを確かめて下さい
(約束の内容が、実施できるかどうか分からない場合には、実施可能であることを確かめて
から返答する仕組みを作って下さい)。
実施可能かどうかについては、技術レベル、サービスの内容、納期、実施時期、価格の面
から判断します。
明確になっていなければいけない内容は、以下の通りです
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引渡し(出荷、納品)に関する約束や、アフターサービス(8.5.5)についての約束にも、
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b) 製品の仕様や取扱い方法について、その製品の用途や目的から判断して必要なもの
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●カタログ販売などで、顧客との間で、いちいち詳細な製品の仕様を確かめずに
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取引をする場合で、会社内部で決めている仕様や内容。
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●顧客との約束事項には明記していないが(わざわざ約束までしないが)、用途や
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目的から判断して、会社が当然必要な品質として決めているもの。
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e) 顧客と約束(契約、受注)で、以前の約束との変更点
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●継続的に取引しているケースで、製品の仕様が変わる場合。
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●見積書などで約束していた内容を、正式受注に当たって変更するケースなど
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上のe)に該当する変更点がある場合は、顧客に返答する前に/契約を締結する前に、変更に
ついて顧客と合意するようにして下さい。
顧客からの口頭の注文についても、(記録に控えて)上のルールに従って、内容の確認を
行って下さい。
8.2.3.2 受注契約の記録
会社は,以下の項目について、必ず記録を残してください
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a) 製品の仕様やサービスの内容について、確認したことを示す記録(顧客と約束した内容、
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決定した製品の仕様やサービスの内容、確認・承認・決定した内容など)。
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b) 製品の仕様やサービスの内容について、変更になった項目がある場合は、その内容。
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