Smart way to input data

仕訳月と勘定コードについて

仕訳月

• ｢仕訳月｣欄には取引の仕訳年月を表わす５桁の数字を入力します。例えば、2013年5月度の仕訳には11305と、2015年12月度の仕訳には11512と入力します。年の部分は実際の西暦年から1900を引いたものと考えればいいわけです。実際の西暦年の下二桁に100を加えたものと考えることもできます。
• 仕訳月とはその取引を会計上で認識した月を意味します。したがって、仕訳月が実際の取引年月や、請求書の日付と一致しないことが起こりえます。例えば、購入は5月に行われたが、経理への請求書の回付が遅れ6月になってしまった。5月度の締めは既に終わり、取締役への報告も済んでいる。このような場合には、余程のことがない限り5月度の月次決算をやり直すことはできませんから、その取引の仕訳月は6月とすることになります。修正しない場合は、通常、その取引を認識した後なるべく早い機会に記帳します。
  
  会計実務においては、既に報告した財務情報は一人歩きをしますから、過去に溯った修正は簡単にはできないのです。修正が必要となることが稀にあっても、必ず経理の最高責任者の判断を仰いでからその指示に基づき修正しなければなりません。何の相談もなく遡及修正すると､過去の報告書と最新の報告書が矛盾し､どちらが正しいのかという問題に突如直面することになりますから､経理の最高責任者のクビが危うくなることもあります。
  
  もちろん、このような取引月と仕訳月の不一致は望ましくありませんから、経理は日頃から情報の流れによどみが生じないよう心がける必要があります。特に年次決算にあたっては、社内各部門の協力が得られるよう事前の周知徹底をはかることが大切です。

勘定ｺｰﾄﾞ列(BKのP列、JVのK列、APのL列、ARのM列)：

• 会計システムでは勘定ｺｰﾄﾞによって取引を分類・集計することが必須作業ですから、｢勘定ｺｰﾄﾞ｣のない会計システムを考えることはできないことは困難です。｢勘定ｺｰﾄﾞ｣の誤り、特に、資産勘定と費用勘定、負債勘定と収益勘定の誤りは、直ちに会社の経営成績を誤って表示させることになります。勘定ｺｰﾄﾞの入力は、このように、大変重要な作業ですが、取引のつど勘定ｺｰﾄﾞを決定し入力することに替えて、このシステムではなるべく過月取引の仕訳をコピーして最小限にとどめるようにする方法をとることができます。
• 例えば、BKでは、自動引落のような毎月決まった支払いがあり、その勘定ｺｰﾄﾞも定まっていますから、まず前月分取引をコピーし、日付・仕訳月等を変更して再利用しながら当月取引の入力とします。
• JVでも毎月決まって発生する振替仕訳、例えば、月次給与の計上、賞与や退職給与の引当、減価償却費の計上、外貨建資産負債の換算差損益の計上などがあります。このような毎月繰り返し発生する振替仕訳には一定の仕訳番号を与え、その仕訳が入力されたかどうか、仕訳がない場合はその理由が明確になっているかどうかを見ておくと仕訳に洩れがなくなります。このような振替仕訳のコントロールをStandard Journal Voucher Systemと呼んで実践している会社がありますが、大変よい方法だと思います。この会計システムでは前月分JVをコピーし、日付・仕訳月・仕訳金額等を変更して当月分JVとしますから、Standard Journal Voucher Systemが自然と実践されることになります。
• APやARでは｢並替｣コマンドにより、相手先名(購入先または顧客名)順・仕訳月順に並べ替えられています。そこで、相手先との前月以前分取引にカーソルを合わせて行挿入コマンドを実行するとその行がコピーされるので、その相手先との前月以前分取引を利用できます。相手先との取引についての仕訳は変わらないことが多く、また、相手先は少しずつ増えていくことのほうが多いので、コピーによるデータの再利用率はかなり高いものです。
• 勘定科目名表示コマンド(Alt→A→C)によって、勘定コードに対応する勘定科目名を表示することができます。また、データ整合性チェックコマンド(Alt→A→V)によると、BS/PLに登録されていない勘定ｺｰﾄﾞが入力されている箇所を発見することができます。こちら» 3D簿記システムのコマンドメニューの該当箇所をご覧下さい。

TOP

月初めの作業

月初めには繰越やその月の入力を簡単にするための作業を行います｡まず、Alt→A→Rにより現在月を当月としてから、それぞれのワークシートについて､以下の作業を順に実行します｡

BKシート：

1. 前月最終行のすぐ下に、すべての現預金勘定について前月分の取引をそのままコピーします。このとき､一行空けてコピーしないで下さい｡空白行をデータとデータの間におくとマクロが機能しなくなる場合があります｡
2. O列(仕訳月列)の数字を当月分に変えます｡たとえば､2013年７月度月初の場合､11306を11307に変えます｡
   
   この作業はコピー後、直ちに実行して下さい。これを省いて並替コマンドを実行すると、当月分の仕訳のつもりでコピーしたデータは前月分のままですから、前月の入金・支払が2度重複して発生したことになってしまいます。これを修正するための作業を完璧に行うことは難しいので、もし、このようなことが起きた場合は、そこでファイルをセーブせずに一旦閉じてから、ファイルを開きなおし、改めて作業をやり直す方法をとって下さい。前月への影響はあってはならないので、その方が安全です。
3. B列の行番号を元の数字に100を加えた番号に変えます。この行番を繰り上げておく理由については、こちら» 並替コマンドのBKシートの箇所をご覧下さい。
4. A列の日付を当月分に変えます｡たとえば､７月度月初の場合､615(６月１５日)を715(７月１５日)に変えます｡このとき､表計算コマンドの編集→検索・置換機能を使うと便利です｡同じ機能を使って､｢摘要｣列の日付や月も更新しておきます｡
5. 当月のスタート行｢前月より繰越」行にカーソルを合わせ、行計算(Alt→A→Z)を実行すると、「前月より繰越」行の残高が正しい金額に変更されます。これをすべての現預金口座について実行して下さい。

   (ご注意)

   行計算(Alt→A→Z)により、「前月より繰越」行の残高が更新されるのは行番号が０(ゼロ)となっている場合だけです。行計算コマンドは行番がゼロであることが確認できた場合だけ、前月末残高をBSシートから転記するためです。

以上で､当月分のBKシートへの入力準備ができました｡ Ctl+Sで一旦ファイルを上書き保存します。

JVシート：

1. 前月分取引のおよその行数を数えます｡
2. 前月分最終行と｢仮払消費税｣行の間に､Step1で数えた行数より多めに行を挿入します｡次に、ここで安全のため一旦上書き保存をします(Alt→F→S)
3. 上のStep2で挿入した場所に前月分をすべてそのままコピーします。ここでも､一行空けてコピーしないで下さい｡空白行をデータとデータの間におくとマクロが機能しなくなる場合があります｡
4. コピーした後、｢仮払消費税｣行以下の金額が上書きされずに残っていることを確認してください。Step2の挿入行数が足りないと、｢仮受消費税｣行や｢当月合計｣行の上まで前月取引がコピーされて、これらの大切な行が失われることがあるからです。失われた場合は、Ctl＋Zで元に戻してください。クリップボードが大きすぎて元に戻せない場合ファイルをセーブせずに一旦閉じてから、ファイルを開きなおし、上のStep1からStep2を再度実行します。
5. J列(仕訳月列)の数字を当月分に変えます｡たとえば､2013年７月度月初の場合､11306を11307に変えます｡
   
   この作業はコピー後、直ちに実行して下さい。上のBKシートについてのStep2と同じ不都合が生じることを避けるためです。
6. A列(日付列)の日付を当月分に変えます｡このとき､表計算コマンドの編集→検索・置換機能を使うと便利です｡同じ機能を使って､摘要列の日付や月も更新しておきます｡

以上で､当月分のJVシートへの入力準備完了です｡ ここで一旦ファイルを保存しましょう。

APシートおよびARシート：

• 月初めの作業はありません。

TOP

スマート入力方法 – ＢＫ

1. 月中では未入力取引を溜めないよう、こまめに入力し､預金残高に常に注意を払っておくようにします｡月末では預金通帳に月の最終日までの取引を記帳して、入力した預金残高と通帳残高を照合できるようにしておきます｡
2. 取引に対応する請求書を手許に用意します。
3. 通帳と請求書を見ながら､記帳されている通りの順番に取引を入力していきます。支払金額はH列(支払列)に､入金金額はG列(入金列)に入力します｡前月同様の取引は行番を変えてAlt→A→D(並替コマンド)を実行し、前月分データを活かしながら日付と金額を変更して利用します｡不要な行は、Alt→A→D(行削除コマンド)で削除します。足らない行はAlt→A→I(行挿入コマンド)によりカーソルのあっている行のすぐ下に一行挿入します。その新しく挿入された行にはすぐ上の行の内容がコピーされていますから必要な情報を上書します。残高と仕訳金額は消費税ありの場合はAlt→A→X(行計算 税有コマンドはAlt→A→Z(行計算 税無コマンド)を実行して計算させます｡行計算コマンドの使い方・機能については行計算ボタンのセクションをご覧ください。
4. 消費税の金額が請求書と計算値とで異なっている場合は、実際に支払った消費税額をM列(消費税列)に入力します。既に未払金に計上されていた項目の支払については､未払金計上時に仮払消費税は計上済ですから､支払時のBKへの入力ではM列(消費税列)は空白とします(行計算はAlt→A→Z)。
5. 銀行振込手数料は支払の因となった取引と同じ行のJ列(支払手数料列)に入力します。顧客が売掛金を銀行振込手数料を差し引いて振り込む場合も同じです。例えば、売掛金が210,000円、実際入金額が209,265円の場合は、一つの行で210,000円の入金を勘定科目を売掛金として入力し、同じ行で735円を支払い手数料列に入力します。振込手数料は銀行残高計算に反映されます。
6. 銀行間及び銀行・小口現金間の資金振替については、振替元勘定で払出しの仕訳をしますが、振替先勘定では受入の入力をするときに勘定コード及び仕訳金額はブランクとします。これは、振替元と振替先の両方で仕訳をすると一つの取引を２回仕訳(二重仕訳)することになり、振替先のBS残高が預金出納帳残高と合わなくなるからです。なお、勘定コードが入力されていない行についてAlt→A→X及びAlt→A→Z(行計算コマンド)を実行すると、仕訳金額セルを空欄にしてくれます。
7. 入力金額を変更したときは､行計算コマンドを実行して､変更行以下の残高を再計算させ､K列(残高列)の金額が通帳残高と一致することを確認します。これにより､金額の入力ミスを防ぎます｡
8. Alt→A→C(勘定科目名表示・転記コマンド)により、表示される勘定科目ダイアログから勘定コードの選択をする方法も便利ですから活用してください｡

TOP

スマート入力方法 – ＪＶ

1. 給与仕訳を入力します。通勤交通費は課税取引なので、消費税セルにも金額が入ります。
2. 減価償却費を入力します。減価償却費は減価償却システムを用いて当月償却費計算を行い、企業会計ベース減価償却計算の右隣「当月償却費」欄の数字を用いて仕訳を作成します。資産種類ごとに償却費をプラス、償却累計額の増加額をマイナスで仕訳します。財表作成後、減価償却システムの取得価額、償却累計額(企業会計ベース)の月末残高とBS残高が一致することを確かめます。
3. JVの最下行の当月合計行と税込金額列（E列）及び仕訳金額列（Ｉ列）の交差するセルの値が0(ゼロ)であることを確かめます。ゼロにならない場合は当月の仕訳のなかに貸借バランスしないものが含まれていますから、これを発見するため、仕訳のまとまり毎に貸借バランスをチェックしていきます。
   
   行数が多い仕訳については対象とするセルを範囲選択して反転させると表計算シート画面下部のステータスバー中央より右寄り箇所に合計＝XXXと表示が現れますから、これがゼロとなることを見ます。この範囲選択による合計表示は便利ですのでご活用下さい。ステータスバーが画面に現れていない場合はAlt→V→Bによりコマンドバーから表示→ステータスバーにチェックマークを入れるとステータスバーが表示されます。
4. Alt→A→C(勘定科目名表示・転記コマンド)により、表示される勘定科目ダイアログから勘定コードの選択をする方法も便利ですから活用してください｡

TOP

スマート入力方法 – ＡＰ

1. 購買先からの請求書は原則としてすべてAPに入力します。 K列(仕訳月列)には仕訳年月を11307(2013年7月の場合)のように入力します。仕訳年月は原則として当月です。その隣のJ列(支払月列)には支払予定年月を11309(2013年9月の場合)のように入力します。仕訳月及び支払月は必ず入力して下さい。空白の場合、並替後の当月の月初残高、増加高、減少高、月末残高の表示が正しくできない原因になります。
2. BKでの支払仕訳の勘定ｺｰﾄﾞを1020としたものは必ずAPに入力された項目である必要があります。APに入力されていない項目の支払仕訳を1020とするとAPの月末残高列の最下行(当月合計行)がBS(貸借対照表)の1020勘定の当月末残高より支払金額分だけ多くなるはずです。APはBSの1020勘定の当月末残高明細ですから、これらは一致しなければなりません。不一致は仕訳の不整合を示しますから、誤った損益計算となることもあります。
3. 前月と同じ相手先のときは行挿入コマンドを実行して行挿入し、請求書番号、請求書日付、摘要、請求金額、消費税額を適宜変更して上書入力します。仕訳月は当月が自動挿入されます。支払月はマクロシートのAP_Dueに指定した値により、仕訳月の翌月、翌々月等が自動的に入力されます。（詳細は「導入時のシステム設定」→「その他の設定(マクロシート)」→「行番28と36（支払条件）」のセクション、および「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「行挿入(I)」をご覧下さい)。同じ相手先からは同類のものを購入することが多いので仕訳は同じである場合が多いので、勘定ｺｰﾄﾞは再利用できるケースが多くあります。
4. Alt→A→X(行計算 税有コマンド)を実行すると行計算を実行します。この機能については「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「行計算(X)」をご覧下さい。請求書上の消費税額が現行消費税率計算と異なる場合、例えば、乙仲からの通関手数料やゴルフのプレーフィーなどは、実際に支払った消費税額をI列(消費税列)に数値入力します。その上で、Alt→A→Z(行計算 税無コマンド)を実行します。Alt→A→Zでは消費税額を変えず、仕訳金額のみ税込金額－消費税額に置き換えます｡
5. 新しい相手先のときは活かせるデータの多い行にカーソルを合わせて行挿入コマンドを実行して該当するデータを上書入力し、その後に並替コマンドを実行します。
6. 入力が一段落したら、Alt→A→R(財表作成コマンド)から財表作成を実行し、
7. Alt→A→S(並替コマンド)を実行して当月分の月初残高、発生高、支払高、月末残高の表示をさせます。
8. 前月末残高、当月増加、当月減少、当月末残高欄の最下行の下欄外にあるAudit行下の数字がすべてゼロであることを確認します。ゼロになっていない場合は次のチェックを行って差異を取り除く必要があります。
9. Alt→A→C(勘定科目名表示・転記コマンド)により、表示される勘定科目ダイアログから勘定コードの選択をする方法も活用してください｡

差異原因のチェック方法：

• ①B/Kで1020と仕訳した取引項目のAPへの入力はもれていないかどうか。
• ②B/Kで1020と仕訳した取引項目に対応するAPの行の支払月列に当支払年月が正しく入力されているか。
• ③当月入力した行の仕訳月列には当仕訳年月が正しく入力されているか。
• ④APに入力された勘定科目ｺｰﾄﾞはBS、 PLに登録されている勘定科目に限られているかどうか。これは「財表作成」の過程の最後で自動チェックされまず。また、Alt→A→V(データ整合性チェック)によっても勘定ｺｰﾄﾞチェックを行うことができます。詳細は「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「データ整合性チェック(V)」をご覧下さい。

Alt→A→K（消込ツール）を使うことにより、この差異の発生を最小限に抑えることができます。詳細は「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「消込ツール(K)」をご覧下さい。

TOP

スマート入力方法 – ＡＲ

1. 得意先への請求書は原則としてすべてARに入力します。 L列(仕訳月列)には仕訳年月を11307(2013年7月の場合)のように入力します。仕訳年月は原則として当月です。その隣のK列(決済月列)には入金予定年月を11309(2013年9月の場合)のように入力します。仕訳月及び決済月は必ず入力して下さい。空白の場合、並替後の当月の月初残高、増加高、減少高、月末残高の表示が正しくできない原因になります。
2. BKでの入金仕訳の勘定ｺｰﾄﾞを30としたものは必ずARに入力された項目である必要があります。ARに入力されていない項目の入金仕訳を30とするとARの月末残高列の最下行(当月合計行)がBS(貸借対照表)の30勘定の当月末残高より入金金額分だけ多くなるはずです。ARはBSの30勘定の当月末残高明細ですから、これらは一致しなければなりません。不一致は仕訳の不整合を示しますから、誤った損益計算となることもあります。
3. 前月と同じ相手先のときは行挿入コマンドを実行して行挿入し、請求書番号、請求書日付、摘要、請求金額、消費税額を適宜変更して上書入力します。仕訳月は当月が自動挿入されます。入金月はマクロシートのAR_Dueに指定した値により、仕訳月の翌月、翌々月等が自動的に入力されます。（詳細は「導入時のシステム設定」→「その他の設定(マクロシート)」→「行番28と36（支払条件）」のセクション、および「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「行挿入(I)」をご覧下さい)。同じ相手先からは同類のものを購入することが多いので仕訳は同じである場合が多いので、勘定ｺｰﾄﾞは再利用できるケースが多くあります。
4. Alt→A→X(行計算 税有コマンド)を実行すると行計算を実行します。この機能については「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「行計算(X)」をご覧下さい。請求書上の消費税額が現行消費税率計算と異なる場合、例えば、輸出売上などは、輸出免税のため、J列(消費税列)はゼロとします。その上で、Alt→A→Z(行計算 税無コマンド)を実行します。Alt→A→Zでは消費税額を変えず、仕訳金額のみ税込金額－消費税額に置き換えます｡
5. 新しい相手先のときは活かせるデータの多い行にカーソルを合わせて行挿入コマンドを実行して該当するデータを上書入力し、その後に並替コマンドを実行します。
6. 入力が一段落したら、Alt→A→R(財表作成コマンド)から財表作成を実行し、
7. Alt→A→S(並替コマンド)を実行して当月分の月初残高、発生高、支払高、月末残高の表示をさせます。
8. 前月末残高、当月増加、当月減少、当月末残高欄の最下行の下欄外にあるAudit行下の数字がすべてゼロであることを確認します。ゼロになっていない場合は次のチェックを行って差異を取り除く必要があります。
9. Alt→A→C(勘定科目名表示・転記コマンド)により、表示される勘定科目ダイアログから勘定コードの選択をする方法も活用してください｡

差異原因のチェック方法：

• ①B/Kで30と仕訳した取引項目のARへの入力はもれていないかどうか。
• ②B/Kで30と仕訳した取引項目に対応するARの行の決済月列に当入金年月が正しく入力されているか。
• ③当月入力した行の仕訳月列には当仕訳年月が正しく入力されているか。
• ④ARに入力された勘定科目ｺｰﾄﾞはBS、 PLに登録されている勘定科目に限られているかどうか。これは「財表作成」の過程の最後で自動チェックされまず。また、Alt→A→V(データ整合性チェック)によっても勘定ｺｰﾄﾞチェックを行うことができます。詳細は「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「データ整合性チェック(V)」をご覧下さい。

Alt→A→K（消込ツール）を使うことにより、この差異の発生を最小限に抑えることができます。詳細は「3D簿記システムのコマンドメニュー」→「消込ツール(K)」をご覧下さい。

TOP