Command Menu

Overview of 3D Boki command menu

In the illustration below, the lower oval indicates a set of accounting data and upper oval represents a set of accounting reports. The diagram shows that an accounting system must have a function to prepare reports from a set of accounting data. It also shows that an accounting system must also have a function to validate reports by pointing to the set of data forming the basis of the report.

If report preparation is called an upward function, report verification function could be called a downward function in the diagram. The upward function is realized by report preparation commands and the downward function is realized by account analysis command. Print command and lense jump command assist those functions.

But an accounting system should also support input work which takes up a major part of daily accounting. To cover those functions, 3D Boki has input aids as listed beneath the lower oval.

In addition, 3D Boki has functions to make the reports and ledgers more compact and to better protect data and formats.

These are all 3D Boki has as commands. All the accounting work is done using these no more than 13 commands indicated by the red alphabets in the red squares in the illustration. These alphabets correspond to those affixed each to the table of contens shown in the upper left of this page. Now, let's see what each of these commands can do, and how they are used, one by one.

Reporting by month (R)

On opening 3D Boki on OOoCalc, you will notice the calc command bar situated toward the top of the screen as illustrated above. Clicking on “Accounting(A)”, the accounting command menu appears as shown right.

By clicking the top item of “Reporting by month(R)” from the menu, you can open the dialog titled “Reporting by month” as shown below.

You can open the “Report by month” dialog alternatively by the key stroke in the order of Alt Key, A and R (in case of Windows. When Linux is your OS, while keeping the Alt key pressed, stroke A and then R. Hereafter, expressed as “Alt→A→R”).

・On the left side of the dialog, there are two list boxes, “Current month” and “Starting month”. The “Current month” is a list of ending dates of 15 months starting with the beginning month of the fiscal year from which you canselect the month to work on.

・On the other hand, “Starting month” is a list of beginning dates of the months starting with the beginning month of the fiscal year to the “Current month” selected. When you make account analysis or sales vs cost report, the data falling in the period of “Starting month” through “Current month” are included and processed. When you prepare the information return to the tax office,etc, select “20XX/01/01” for the “Starting date”. In this case, if you select “20xx/12/31” for the “Current month” and make account analysis of the withholdings payable account of BS sheet, you can easily collect information for preparing payment data for professional fees or other payments from which tax withholding is required by law. Since tax laws are different from country to country, select appropriate dates that best fit your needs.

“Current month” and “Starting month” selected are not volatile. They are recoded in CL sheet and recalled next time you open this dialog.

There are 4 other command buttons to the right of these two list boxes on the dialog. They are “Monthly trial balance” button to the upper left, “Cash flow statement” button to the upper right, “Sales vs cost report for the current month only” button to the lower left and “SvC report from the staring month to the current month” button to the lower right. By left clicking, you can have 3D Boki prepare the selected report. When your mouse pointer hovers thereon, help text for the button pops up.

Let's see what these command buttons do in detail one by one.

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• Seven columns are allocated to amount number on BS and PL sheets, namely from left to right, column E: “Balance at the end of the period”, column F: “Current month transaction”, column G: ”Balance at beginning of the period”, column H: ”Summary from Bank Book (BK)”, column I: “Summary from Journal Voucher (JV)”, column J: “Summary from Account Payable Register (AP)” and column K: “Accounts Receivable Register (AR)”.
  
  This monthly trial balance command performs the following procedures;
  1. For BK sheet, adds up the amounts meeting the criteria that JE month equals the current month and that the account code agrees with that of the current row of BS and PL. For JV, AP and AR sheet, does the same.
  2. Posts the added up amount for BK, JV, AP and AR sheet to each summary column (H through K) respectively on the BS and PL.
  3. Updates the “Balance at beginning of the period” amount of column G.
  4. Adds up the amounts of columns G (for BS. For PL, column H) through K and post the result to the corresponding column of the month to the right of column Z.
  5. On BS and then PL sheet, moves to the next row having an account code, and repeats the steps 1 through 4 above until “ENDLN” row.
  The amounts thus posted accumulate and build up the Trend table.
  
  The following formula maintains.
  ・”Current Month Transaction”＝The total of the columns BK, JV, AP and AR
  under the caption of “Summarized from sheets”
  ・”Balance at end of the Period”＝
  ”Current Month Transaction”＋”Balance at Beginning of the Period”
• When there was an imbalance in the BS/PL, the figures would not show zero in the row of “Audit of Dr./Cr. Balance:” at the bottom of BS sheet. The amounts in each of column H, I, J and K of BS/PL combined can be construed as forming a large single journal entry. Therefore, if any of the four numbers in the row of “Audit of Dr./Cr. Balance:” is not zero, the preparation of the trial balace is not finished. In this case, the corresponding sheet of the column of imbalance will be verified for each of the journal entries on the sheet;
  1. The accounting code input there is registered on the BS/PL sheet or not.
     
     If not, because the amounts summed for the account has no place to be posted on BS/PL sheet, either Dr. or Cr. amount is not posted, thus causes imbalance on the TB. When an unregistered account code is found, the background color of the cell is painted magenta and a message box appears.
  2. If the JE Amount equals the VAT inclusive amount subtracted by the VAT amount.
     
     This is an another cause of imbalance. In this case, the background color of the cell found to be wrong is painted light grey, and lets you know where the irregular cell is.
  3. For departmental accounting system only, if the total of apportioned amounts agree with the JE amount or not.
  In either case, the verification procedure stops when an irregularity is located. If corrections have been made, the background color of the cells are turned to no fill in the course of verification procedure.

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Cash flow statement(F)

This command, depicted also as an upward cylindrical pillar in the diagram above, integrates the ledgers (BK, JV, AP & AR) of 3D Boki system into CF by executing the following tasks.
• For each accounts on CF sheet, makes summation of the current month journal entires on BK, JV, AP and AR sheets, and posts to such columns under “Summarised from Sheets” caption of CF as Bank Book, Journal Vouche, Accounts Payable and Accounts Receivable. As a result, the current month CF is prepared. This is another function of utmost importance of this 3D Boki system.
• CF preparation is different from TB preparation in the following points;
  
  Firstly, TB preparation looks month accrued column in the AP and AR sheet as a criteria for inclusion in the calculation of amounts to be posted to BS/PL, while the CF preparation looks the month settled column in the AP and AR sheet as a criteria for inclusion in the calculation of amounts to be posted to CF. In this respect, the layout of AP and AR sheet of the 3D Boki forms the basis of CF statement preparation on a direct method.
  
  Secondly, because JV sheet has a special nature in that the journal entries on it may or may not have cash flow effect, there must be some special treatment of JV sheet in the CF calculation.
  For example, depreciation and accumulated depreciation entries has no cash flow effects, while payroll journal entries which are recognized and paid in the same month do have cash flow effects. In order to distinguish those entries with CF effects, ”Y” mark in the column C of the JV sheet is used to instruct inclusion in the CF calculation.
  
  Looking into payroll related journal entries from cash flow viewpoint, payroll account is cash outlay, withheld social security, withheld income tax and payroll payable are negative cash outlay (cash inflow) and posted to the CF sheet as such from the JV sheet. These negative items in the JV are then counted as cash outflow when payment transactions are recoded in the BK sheet. For example, payroll payble is accounted for as cash outlay in the column BK, while in the column JV as cash inflow, offsetting each other and resulting in zero effect as payroll payable account in the CF sheet. On the other hand, the payroll and other accounts are presented as increase or decrease factor on the CF sheet.
For how to use ”Y” mark, see the sample data in the JV sheet of the 3 Boki system you can download free.


• If the amount of the row of ”VII Cash and cash equivalents at end of the period” in the CF sheet does not agree with the total of cash and bank account amounts on the BS sheet, this command moves to BK, JV, AP or AR sheet for verification of the following points;
  1. The accounting code input there is registered on the CF sheet or not.
     
     If not, because the amounts summed for the account has no place to be posted on CF sheet, either Dr. or Cr. amount is not posted, thus causes imbalance on the CF. When an unregistered account code is found, the background color of the cell is painted magenta and a message box appears.
  2. If corrections have been made, the background color of the cells are turned to no fill in the course of verification procedure.

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SvC (Sales vs cost) report(G)

• By clicking on this button, revenue items and cost of revenue items are posted on the SvC sheet by project code from the Current month transactions on an accrual basis. You can get a kind of a direct cost accounting by project (job) report. As for its utility, see the section of
  Report of revenue vs cost by project or job.
• By clicking on this button, revenue items and cost of revenue items are posted on the SvC sheet by project code from the starting month to the current month transactions on an accrual basis. Not a small number of projects end in a month, but rather continue on through several months. Use this button in such a case.

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• BS、PL、部門PL、CFシートは、通常、上の財表作成(R)のセクションの図のようなカタチをしています。この通常型の状態でこのコマンドを実行すると、この上の図のようにカタチが変わります。すなわち、「当月取引」列から前事業年度における当月対応月より前の月のデータ(上図例ではF列からX列まで)を非表示にし、前年同月から現在月までの13ヶ月間の数値（上図例ではY列からAK列まで。ただし、AA列からAM列は省略。）を表示します。BSシートのM列は前々事業年度最終月、N列からY列は前事業年度の第１月から最終月、Z列からAK列までが当事業年度の第１月から最終月までに対応しており、PLシートにおいても月と列の対応はほぼ同様です。この推移表表示・復帰コマンドは、これらのF列からAK列までのうち、該当列の表示・非表示を切り替えて推移表型にしたり、通常型に戻したりするコマンドということができます。
• 同時にA4の大きさに納まるよう表の拡大・縮小率を変更して印刷コマンドに備えます。この拡大・縮小率はBSシート、PLシートそれぞれのセルC4及びC5に記入してユーザーが指定します。C4には通常型の場合の倍率、C5には推移表型の倍率を試行錯誤で決めて入力して下さい。
• 拡大・縮小率がこの推移表コマンドによって変更されると、この拡大・縮小率はマクロの印刷コマンドからの印刷命令だけでなく、OOo表計算からの印刷コマンド（Alt→F→P）でも有効になります。ただ一つの違いは、印刷コマンドによる場合はマイナス表示の数値を黒に変えて印刷するのに対して、表計算印刷コマンドでは、赤は赤として印刷します。したがって、カラープリンタによらない場合は赤数字は薄く印刷されます。したがって、カラープリンタでは「推移表表示」コマンドを実行して表形式を変更後、表計算印刷コマンドを実行すれば、カラー印刷らしくなります。
• このコマンドはトグルします。つまり、このコマンドの実行時にアクティブシートが通常型であれば推移表型に変形し、逆に、推移表型であれば、通常型に戻します。
• このコマンドで推移表型に変更してから、通常型に戻すと、推移表部分は前年同月から当年現在月までの期間を表示した状態になります。したがって、作業対象月が変わったら、一度はこのコマンドを実行して、前年同月以後が表示される状態にして、財政状態・経営成績の推移を見やすくしておきましょう。

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Tool for matching receipt･payment against AR･AP(M)

1. 消込ツールは、仕入先に対して買掛金支払を行なうとき、支払対象とする請求書を指定し、APシートの該当行に支払月と支払銀行を転記するツールです。また、得意先からの売掛金入金が、当社が発行したどの請求書に対応するかの識別を援け、ARシートの該当行に入金月と入金銀行を転記するツールでもあります。これにより、買掛金明細書および売掛金明細書をつねに請求書単位で完璧に分析された状態に保つことを容易にする機能を提供します。

   以下の説明は買掛金の支払いを例にとって行います。買掛金を売掛金に、仕入先を得意先等に読み替えれば売掛金の入金についての説明に置き換えることができます。置き換えできない点については、別途説明することにします。

2. 消込ツールを起動するには、

   ①BKシートに移動し、支払予定銀行の該当行にカーソルを合わせます(以下、「作業行」または「BK作業行」と呼びます)。
   ②日付(B列）、相手先名(E列）及び買掛金コード（P列）を入力します。
   ③Alt→A→Kのキーストロークをします。
   すると、下のようなダイアログが表示されます。大雑把に言うと、左半分に未決済項目ボックス、右半分に決済予定項目ボックスが配置されたダイアログです。 このダイアログの例では、BK作業行より、決済予定日としてB列の日付：2009年8月31日、対象仕入先名としてE列のAZZA、買掛金コードとしてP列の2300、支払銀行名の一文字として「三」が取り込まれたことが分かります。また、AZZAからの未決済請求書としてAPシートから全部で１１件、合計金額592,245円のデータが検索抽出されたことが分かります。
   
   （ご注意）
   
   1. BK作業行の日付（B列）が空欄の場合は、ダイアログ上右上部表示の決済予定日につき、年及び月ボックスは現在月の年及び月で埋められ日ボックスは空白とされます。
   2. 作業行の相手先名(E列）が空欄の場合又はAPシート上の入力と異なっている場合は、相手先分の請求書はAPシート上で見つからなかった旨のメッセージが表示され、消込ツールダイアログは表示されません。
   3. ダイアログの「未決済項目ボックス」に表示される請求書項目は、APシート上の相手先名がBK作業行の相手先名と全角半角を含め完全に一致するものについての請求書項目に限られます。例えば、作業行の仕入先名をAZZAとした場合、APシート上に相手先名がAZZAとAZZAAであるものがあったとすれば、未決済項目ボックスにはAPシート上の相手先名がAZZAであるもののみが表示されます。したがって、APシート上の相手先名は同一相手先について完全一致させておく必要があります。このため、APシート上で新たに行を入力するときはAlt→A→I（挿入コマンド）を用いるとよいでしょう。

3. 「未決済項目ボックス」から「決済予定項目ボックス」へ移動させる

   ダイアログ起動時には、左半分の「未決済項目ボックス」内にのみ対象項目が表示されます。この「未決済項目ボックス」内各行の表示内容はすべてAPシートのデータで、左側から、

   ・APシート上の行番号、

   ・請求書日付、

   ・相手先名、

   ・相手先請求書税込金額及び

   ・支払日付（又は支払予定日）

   となっています。支払日付の前に銀行勘定名の一文字が付いていれば支払処理済み、日付だけならば未だ支払処理未了、とこの会社では区別していることが伺われます。重複支払を防ぐ上で優れた運用法と思います。

   これらの情報を基に未決済項目の中から当月支払予定項目をクリックして選択し（反転表示されます）、ダイアログ中央の右矢印アイコンをクリックすると、ダイアログ右半分の「決済予定項目ボックス」に選択した項目が移動します。連続した項目を選択するにはShiftキーを押しながら先頭と末尾の項目をクリックします。また、数箇所に離れた項目を選択するにはCTRLキーを押しながら個々の項目をクリックします。これはCalcシート上のセルを選択する場合のShiftキー及びCTRLキーの使い方と同じです。全項目を移動する場合は右矢印アイコンをクリックします。

   また、移動と同時に未決済項目及び決済予定項目のそれぞれについて、移動後の件数及び合計金額が各項目ボックスの下部に表示されます。

   下の例では、上のダイアログの未決済項目のうち、請求書日付が2009/07/31のものをすべて（件数6件）決済予定項目に移動し、決済予定金額が346,010円となること、及び、その結果、未決済項目が11件592,245円から５件、246,235円となることが示されています。この例での会社は末締・翌月末日払という決済条件を採用していることが読み取れます（なかなかいい会社ですね）。

   逆に、「決済予定項目ボックス」に移動した項目を選択して「未決済項目ボックスに」戻したい場合は、 左矢印アイコンをクリックします。また、全項目を戻す場合は左矢印アイコンをクリックします。これらは未決済項目から決済予定項目への移動の取消し操作に相当します。この場合も、未決済及び決済予定項目の各件数、合計金額が更新表示されます。さらに、同じ仕入先について消込作業を最初からやり直すため再表示ボタンをクリックすることもできます。

   ダイアログ上でこれらの矢印アイコンの上にカーソルをかざすと説明がポップアップしますので、これも参考にして下さい。

4. 「決済予定項目ボックス」内の項目をAPシート上で確認する

   ダイアログの中央部下に4つの矢印ボタン（これを「AP(R)内行移動ボタン」と呼びます）が配置してあります。これらをクリックすると、それぞれ次のような動作を行ないます；

   		決済予定項目内の最初の項目に対応するAPシート上の行にカーソルを合わせ表示します。
   		決済予定項目ボックス内の選択項目のすぐ上の項目に対応するAPシート上の行にカーソルを合わせ表示します。
   		決済予定項目ボックス内の選択項目のすぐ下の項目に対応するAPシート上の行にカーソルを合わせ表示します。
   		決済予定項目内の最終の項目に対応するAPシート上の行にカーソルを合わせ表示します。

   ダイアログ中央、上部にある[BK]ボタンをクリックするとBKシートに戻ります。また、ダイアログ中央、最下部の[Lense]ボタンをクリックするとLenseシートへ移動します。

   ダイアログ内の決済予定項目ボックスの右上部に下図のようなコマンド・ボタンが配置されており、これらをクリックすると下記のような仕事を行ないます。クリック時の表示シートはBKシート、APシートのどちらでも構いません。

   		染色ボタン:決済項目ボックス内の項目すべてについて、APシート上の該当行の支払日付セル及び税込金額セルの背景色をサーモン色に染め上げます。
   		脱色ボタン:決済項目ボックス内の項目すべてについて、APシート上の該当行の支払日付セル及び税込金額セルの背景色を脱色します。

   APシートに移動した後でや をクリックすると目の前で消込対象の背景色が染められていったり、脱色されたりすることを確認できます。ですから、気楽にこれらの染色・脱色ボタンをご活用下さい。

5. Posting Items selected for settlement in box (B) to BK and AP sheets

   決済予定ボックス内の項目を実際に決済済項目にすることがこの消込ツールの役割です。これは「決済予定項目ボックス」の上に配置されている 転記ボタンをクリックすることにより実行されます。この作業内容は
   • 第一に、BK作業行への、日付(B列)と支払金額(H列)の転記です。日付には「決済予定項目ボックス」の上の「決済予定日」が上書・転記され、支払金額には「決済予定項目ボックス」内項目の合計金額が転記されます。
   • 第二に、決済予定項目ボックス内のすべての項目に対応するAPシート上の行について、支払日付(B列)及び支払月(I列)を転記することです。支払日付にはBK作業行への転記日付の先頭に支払銀行を示す一文字を付け加えたものが転記されます(ダイアログ中央上部の支払銀行名ボックスに手入力で複数文字加えることもできます。この場合はその複数文字が日付の先頭に付加されます)。これにより、どこの銀行から支払ったかが分かり、後日の確認が容易になります。また、支払月には、消込は当月の支払を対象として行なうものですから、現在月が上書・転記されます。
   転記ボタンを押したときの表示シートがAPの場合、転記終了後BKシートが表示され、行計算が行われます。

   (追記）ダイアログ上の支払銀行名ボックスへの転記一文字を決めるルール

   1. BK作業行に対応する銀行コード(N列)を基にBSシートから勘定科目名を取得し、その最初の文字を転記します。
   2. 「普通預金－りそな銀行大手町支店」のような勘定科目名をBSで用いている場合には、ハイフンの直後の一文字（この例では「り」）を転記します。
   3. 「りそな銀行大手町支店ー普通預金」という書式の場合でもハイフンの直後の一文字「普」をとりますから、支払銀行の判別に役立ちません。
      支払銀行判別のため、及び、口座管理を容易にするため、BSの預金勘定科目名は、
      預金種（当座預金、普通預金など）+ハイフン＋銀行名＋支店名
      の書式として下さい。
   4. ハイフンは半角、全角いずれでもOKです。

6. 別の仕入先について消込作業を続行する

   一つの仕入先について消込作業が終わったら、引き続き次の仕入先の消込作業に入るのが通常の作業フローです。これは次の手順で行ないます。

   表示シートがBKであることを確認し、ダイアログ中央上部、[BK]移動ボタンの下、や の 行移動ボタンをクリックしてBK作業行を上下させます。 作業行に応じた相手先名及び勘定コードが未決済項目ボックス上部のボックスに表示されます。 勘定コードが買掛金コードであることを確認して、再表示ボタンをクリックします。 未決済項目が表示されますので、上記と同じように消込作業を行なって下さい。

7. ダイアログの表示位置を変更する

   BKkシートやAPシート上での消込ダイアログ表示位置は、ときに煩わしい場合があります。この位置を調節して、画面の右側又は左側に寄せることができます。ダイアログ左下のテキストボックス（デフォールトでは280になっています）に数字を入力してから、その右側の「左位置確定」ボタンをクリックして下さい。試行錯誤でいろいろな数字を試してみて下さい。0「ゼロ」では左端にダイアログ位置が設定され、数字を大きくするにしたがい、右側に表示されるようになります。この設定は保存されますので、一旦最適位置が決まれば、再度設定する必要はありません。もちろん、タイトルバーをドラッグしてダイアログを移動することもできます。この場合は位置の保存は行われません。

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Account analysis(Q)

• 勘定科目の選択

  分析対象とする勘定科目の選択は会計レポートのどの行にカーソルを置くかで決まります。行が合っていれば列は無関係です。複数の行を選択した場合は一番上の行に対応する勘定科目だけが選択されます。

• 対象期間の選択

  勘定分析の対象期間は、ひとつ又は複数の列を選択して決めます。したがって、勘定科目を決める行と対象期間を決める列・列範囲が交差したセル・セル範囲が選択されると勘定分析の準備が完了します。ひとつの列を選択すればそれに対応するひとつの月を、複数の列を選択すればそれに対応する複数の月を対象として勘定分析を行います。具体的には；

  ・単月分

  会計レポートの推移表部分（N列から右側）で対象勘定科目がある行上で勘定分析を行う月に応じるセルをひとつだけ選択し、Alt→A→Qとキーストロークします。この場合は現在月に限らず他の月も選択できます。当月分については、「当月取引」列または、F列からK列までの列を選択しても分析対象が当月になります。キーストロークAlt→A→Qの代わりに勘定分析したいセルをダブルクリックしても、同じくコマンドが実行されます。

  ・複数月分

  （1）BS推移表またはPL推移表部分（N列から右側）で勘定分析の対象科目がある行上で勘定分析を行う複数月に応じるセル範囲を選択し、Alt→A→Qとキーストロークします。この場合はダブルクリックは使えません。セル範囲を選択した段階で、表最下部のステータスバー右側部に「合計＝　」として合計値が表示されますから、これを記憶しておき、勘定分析結果の合計値と照合することをお勧めします。

  (2)BSまたはPL上の当該勘定科目の当月末残高列（E列）をセル選択して実行することもできます。分析対象期間はつねに開始月から現在月までです。同じセルをキーストロークAlt→A→Qの代わりにダブルクリックする方法も使えます。

  過去のある月までを遡って対象期間とするには、Alt→A→Rによって表示されるレポート作成ダイアログ上の現在月を変更します。現在月を変更しただけでは当月末残高は更新されませんから、当月末残高に一致した勘定分析結果は得られません。現在月変更後に一旦財表作成を行えば一致させることはできます。当月末残高と合わせなくともよいならば、財表作成は省けます。

  この対象期間の開始月の指定は、Alt→A→Rによって表示されるレポート作成ダイアログ上の開始月ドロップダウンリストから選択して行ないます。

  （2）の方法はいろいろな勘定科目について次々と勘定分析をする場合に向いています。例えば、四半期、半期、年度決算などで全科目見直す場合などには最適です。これに対し、（１）の方法は財務諸表のレビュー中に目を引く変化の要因をちょくちょく確認する場合に適しています。二つの方法から状況に応じて選択し、ご活用下さい。

  ・ダブルクリック勘定分析がうまくいかない場合の処置

  この場合はAlt→A→Qによって実行して下さい。その後ダブルクリックの機能が復活することもよくあります。

• 勘定分析の重要性に関しては、「３D簿記システムがめざしたもの」⇒「立証主義」の第2パラグラフ、「原始証憑との連絡性」をご覧ください。

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Lense jump(J)

• このコマンドは「勘定分析」の後、Lenseシートがアクティブのときだけ実行できます。
• Lenseシート上で移動したい仕訳箇所にカーソルを合わせてからAlt→A→Jとキーストロークしてコマンドを実行します。カーソルの列位置は問いません。勘定分析により、仕訳の科目誤りや摘要の不要領などが発見されることはよくありますが、その修正のときなどは大変役立ちます。
• 複数月を対象として勘定分析した場合は仕訳箇所に移動しても非表示になっていることがあります。この場合は、手動（表計算コマンドのAlt→O→R→S）で再表示させます。シート保護状態の場合はAlt→A→Uにより保護解除をしてから手動で行再表示を行います。

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Sorting(S)

BK, JV, AP, ARワークシートについて取引データの並べ替えを実行します。

・BKシートがアクティブであった場合の並替順：

• 仕訳月→銀行コード→行番順に入出金取引データを並べ替えたのち、現在月分以外の取引行を非表示にします。通帳、当座勘定照合表、インターネットでの取引明細などの現在月分と照合しやすい順番になるわけです。
• 並替後のカーソル位置は、並替前に変更した行番の位置になります。例えば、行番123の取引を行番3に変更してその位置でAlt→A→Sを行うと、カーソル位置は並替後の新行番3の位置になります。すなわち、元の位置から上の方に移動します。
  通常、データ入力は前月取引をコピーした後、前月データの行番に100番又は1000番上乗せするという繰越作業を行ってから開始します。そのうえで、前月データをなるべく生かすよう並替機能を使いながら行います。
  具体的には、当月取引の入力は日付の若い順に行われますので、前月の取引のなかから当月に発生した取引を選び出し、その行番を若くして、その位置でAlt→A→Sとストロークし、その行を上に移動しながら行う方法をとります。したがって、前月の取引から上に取り出した新しい位置で日付、摘要、金額変更等の作業を継続しやすいような位置に並替後のカーソルがくるという流れになっています。
  
  このような行番コントロールにより、大きな行番については未だ当月分処理が済んでいないという目印になります。
• 並替後には、行計算は行番変更前と変更後のうち若い行番の位置で行計算を行い、同時に、その行以下の銀行残高の再計算を行います。

・JVシートがアクティブであった場合の並替順：

仕訳月→行番→日付順に並べ替えた後、現在月取引のみ表示するよう現在月以外の取引行を非表示にします。

・APシートがアクティブであった場合の並替順：

• 決済月→相手先→A列の順に並べ替え、決済月が当月より前の取引につき相手先→仕訳月→A列の順に並べ替えて非表示にします。
• 決済月が当月以後の取引についても相手先→仕訳月→A列の順に並べ替えますが、その後、月初残高があるかまたは当月発生した取引のみを表示するよう行を非表示にしながら、月初残高、当月発生、当月減少、月末残高の各欄に税込金額を転記します。
• これは会社の主要な取引であるAPの勘定分析を自動的に作成していることになり、この会計システムの特徴になっています。この点については「３D簿記システムでの会計手続の特徴」のなかの「入力データの検証機能」をご覧ください。

・ARシートがアクティブであった場合の並替順：

上のAPシートについてと同様です。適宜APをARと読み替えて下さい。

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Insert a row(I)

アクティブシートがBK、JV、AP、ARの場合

• このコマンドを実行すると、アクティブ行（カーソルの合っている行）のすぐ下に行挿入し、同時にアクティブ行の内容全体を、挿入した行にコピーしたうえで、仕訳月を現在月に変更します。
• APシートからこのコマンドを実行した場合、仕訳月が現在月として自動入力されることはBK,JVについてと同じです。支払月は「Standard」マクロシートに記入したAP_Dueの値に応じて決まります。AP_Due値が1ならば現在月の翌月、2ならば翌々月、3ならば翌々々月が支払月セルに行挿入時に自動的に入力されます。この仕訳月と支払月をもとにして、「並替」コマンドの実行時に請求書金額が月初残高、増加、減少、月末残高欄に自動転記されます。
• ARシートからこのコマンドを実行した場合、仕訳月として現在月として自動入力されることはBK,JV、APについてと同じです。支払月は「Standard」マクロシートに記入したAR_Dueの値に応じて決まります。AR_Due値が1ならば現在月の翌月、2ならば翌々月、3ならば翌々々月が決済月セルに行挿入時に自動的に入力されます。この決済月は決済条件からみた入金予定月です。この仕訳月と支払月をもとにして、「並替」コマンドの実行時に請求書金額が月初残高、増加、減少、月末残高欄に自動転記されます。
• アクティブシートがJVシートの場合、挿入行以下の行番号がひとつ繰り上げられます。
• アクティブシートがBKシートの場合、挿入行に応ずる銀行勘定と同一銀行ブロック内で、挿入行以下の行番号がひとつ繰り上げられます。

アクティブシートがBS、PL、CFの場合

• このコマンドは新しく勘定科目を追加するために用いられます。Alt→A→Iにより、アクティブ行の勘定科目を表示する「勘定科目の新設」ダイアログが表示されますので、勘定科目リストボックスに勘定コード、税コード及び勘定科目名を上書きし、 転記ボタンを押します。
• アクティブシートが部門PLシート、DPTシート又はAvBシートである場合は、PLシートに移動してからこのコマンドを実行するようメッセージが表示されます。PLシートをアクティブにして勘定科目の新設をすると、これらのシート（PLグループ）に対して一括して勘定科目の新設が行われます。PLグループに属するシートはすべて勘定科目と行の対応が一致するように整合性を保つ必要があるため、このような一括新設の方法をとっています。

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Delete a row(D)

アクティブシートがBK、JV、AP、ARの場合

• このコマンドを実行すると、カーソル行を削除します。複数行が選択されている場合は一番上の行一行だけ削除します。同時に複数行を削除することはありません。
• アクティブシートがJVシートの場合、削除行以下の行番号がひとつ繰り下げられます。
• アクティブシートがBKシートの場合、削除行に応ずる銀行勘定と同一銀行ブロック内で、削除行以下の行番号がひとつ繰り下げられます。

アクティブシートがBS、PL、CFなどの会計レポートの場合

• アクティブシートがBS又はCFのとき、このコマンドを実行するとカーソルの合っている勘定科目の行を削除します。したがって、推移表部分に当年度の数字がある場合はもちろん、過年度の数字が記入されている場合も削除してしまいますので、注意が必要です。
• アクティブシートがPLシート、部門PLシート、DPTシート又はAvBシートである場合（PLグループに属するシートである場合）は、行挿入の場合と異なり（PLシートをアクティブにしなくても）、これらのPLグループに属するすべてのシートについて一括して行削除を行います。この場合も、BS、CFの場合と同じく、推移表部分の数字の存在に注意が必要です。

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Row calculation with VAT(X)

• BKシートがアクティブであった場合の行計算：

  1. アクティブ行に付き、消費税額を計算して、その消費税列セルに記入します。
     消費税額の計算にあたっては、当該仕訳勘定科目に対応する税コード（BS又はPL上の勘定科目対応行のC列に記載されたコード）を参照し、次のように処理します。消費税確定申告書を作成するときは、仮払消費税と仮受消費税とは区別して扱わなければならないからです。

  税コードが「T」の場合

  算出された仮払消費税額を仮払消費税列に転記します。

  税コードが「S」の場合

  勘定コードが売上科目である場合は、ARシートにこの取引を入力するようメッセージを表示します。これは、売上取引は多くの属性の入力列をもつARシートへの入力が妥当で、在庫管理、顧客管理もしやすいからです。したがって、BKシートでは売掛金の入金取引が入力され、仮受消費税は生じない扱いになります。

  勘定コードが営業外収益科目である場合、BKシートに「仮受消費税」列が設けられている場合は、そこへ仮受消費税額を転記します。
  「仮受消費税」列が設けられていない場合は、アクティブ行のすぐ下に新たに行を挿入し、そこへ仮受消費税勘定による仕訳を入力するよう促すメッセージを表示します。営業外収益は売上取引とはむしろ別個に扱う方が合理的で、かつ、頻度も低いため、BKシートでの扱いが可能です。

  税コードが「－」の場合

  仮払消費税、仮受消費税の計算はせず、転記もしません。

  2. カーソル行に付き、仕訳金額＝△入金金額＋支払金額－消費税の計算・転記を行います。
  3. 仕訳月と銀行ｺｰﾄﾞが同じ間だけ、行計算と残高再計算を各行につき上から下へ繰返し実行します。この残高再計算では銀行手数料及び源泉税額を反映します（行計算での仕訳金額では銀行手数料・源泉税額は反映しません）。
  4. 部門会計を行っている場合、カーソル行の勘定科目が配賦対象科目であれば、仕訳金額を各部門への配賦金額の計算と転記を行います。配賦ルールについては、こちらで詳しく説明します。
  5. 日付の下二桁が"00"の場合はその行の摘要欄に太字で「前月より繰越」と入力し、センタリングをします。
  6. 勘定コード欄が空白の場合は、仕訳金額欄を空白とします。

• JVシートがアクティブであった場合の行計算：

  1. カーソル行に付き、仕訳金額＝税込金額－仮受消費税－仮払消費税の計算・転記を行います。
  2. 勘定コード欄が空白の場合は、BS/PLに設定されていない勘定コードである旨、メッセージが表示されます。
  3. 部門会計を行っている場合、カーソル行の勘定科目が配賦対象科目であれば、仕訳金額を各部門への配賦金額の計算と転記を行います。配賦ルールについては、こちらをご覧下さい。

• APまたはARシートがアクティブであった場合の行計算：

  1. カーソル行に付き、ARシートがアクティブのとき、仕訳金額＝税込金額－仮受消費税の計算・転記を行い、（APシートがアクティブであれば、仕訳金額＝税込金額－仮払消費税の計算・転記）。
  2. 勘定コード欄が空白の場合は、BS/PLに設定されていない勘定コードである旨、メッセージが表示されます。
  3. 部門会計を行っている場合、カーソル行の勘定科目が配賦対象科目であれば、仕訳金額を各部門への配賦金額の計算と転記を行います。配賦ルールについては、こちらをご覧下さい。

• 配賦計算のルール（部門会計を行う場合のみ）：

  1. カーソル行の仕訳金額を各部門に配賦するための基準は各部門の人数とします。これは各月毎にApportionシートに入力します。
  2. 配賦対象部門は、カーソル行の部門列に入力された数字により判断します。この数字は1（いち）でも構いませんし、前月取引データに入力されていた数字でも構いません。数字の多い・少ないは関係なく、配賦の対象部門だけを示します。
  3. この行計算コマンドは仕訳金額を配賦対象部門の合計人数で割り、各部門人数を掛けて、その部門への配賦金額とします。
  4. 例えば、仕訳金額500,000円、部門数が３、部門A：10人、部門B：15人、部門C：5人の場合、部門A列に1、部門B列に1を入力して、行計算を実行すると、部門Aには200,000円、部門Bには300,000円が配賦されます。部門A列に120,000円、部門B列に180,000が入力されていた場合も、同じです。したがって、前月同様の取引の場合は部門列の数字を変えることなく、Apportionシートで当月の各部門人数だけを更新することにより、人数割りの配賦計算ができます。もちろん、部門Aだけに配賦するには、部門A列に1その他の数字を入力し、部門B、部門C列は空欄にすればよいことになります。
  5. 前の例で、仕訳金額、部門数、部門人数を同じとして、部門A列に1、部門B列に1、部門C列に1を入力して、行計算を実行すると、部門Aには166,666円、部門Bには250,000円、部門Cには83,334円が配賦されます。部門A列、部門B列、部門C列に何らかの数字が入力されていた場合も同じです。
  6. 部門配賦金額合計＝仕訳金額となっている場合には、再配賦計算をしません。 その旨メッセージを表示して行計算を終わります。
     これは給与金額の配賦など直接に配賦金額を入力する場合、配賦係数による再計算によって配賦金額の上書きを避けるためです。メッセージが表示された場合に再計算が必要なときは、どの部門の配賦金額でも結構ですから1に変更して下さい。すると、配賦金額合計が仕訳金額と一致しなくなるので、配賦係数による再配賦計算を実行します。
  7. 配賦計算は四捨五入、端数は配賦対象の最終部門にシワ寄せする処理方式です。

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Row calculation without VAT(Z)

• カーソル行の消費税額をそのまま活かすことを除けば、「行計算　税有」の場合と同様に、アクティブシートがBK、JV、AP、ARのどれかに応じた仕訳金額の計算・転記を行います。
• アクティブシートがBKである場合の残高再計算も税有行計算の場合と同様です。
• 勘定コード欄が空白の場合の処理も、アクティブシートに応じ、税有行計算の場合と同様です。
• 部門会計を行っている場合、カーソル行の勘定科目が配賦対象科目であれば、入力消費税額を活かして計算される仕訳金額に基づき、各部門への配賦金額の計算と転記を行います。配賦ルールについても、こちらと同様です。

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Verification by row(V)

1. BS/PLに設定されている勘定コードかどうか
2. 消費税額が税込金額の100分の5であるかどうか
3. 「仕訳金額＝税込金額－消費税額」が成り立っているかどうか
4. 部門会計の場合、部門配賦金額の合計と仕訳金額が一致しているかどうか
5. APやARで「数量×単価＝金額」の形式を採用している場合、この関係が成り立っているかどうか
6. APやARで「外貨×為替レート＝円金額」の形式を採用している場合、この関係が成り立っているかどうか
7. 「当該行銀行残高＝直前残高＋入金額－出金額－源泉税額－銀行手数料」の関係が成立しているかどうか
8. 各現預金勘定の最終行について、BKシート上の現預金残高とBS上の現預金残高が一致しているかどうか

• AP、AR、MWシートでは表の最終行に至る前に作業停止することがあります。これはその停止行が当月仕訳の最終行であって、それより下の行には当月分仕訳(チェック対象)が存在しない場合です。
• AP、AR、MWシートでは非表示行はチェック対象から除外します。したがって、現在月での並替を実行してからAlt→A→Vを実行する必要があります。

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Show and post account(C)

• Alt→A→Cにより、右上図のようなダイアログが表示されます。このコマンドは、カーソル行に入力されている勘定コードをもとに、対応する消費税コード及び勘定科目名を表示します。
• この勘定科目名リストボックスの右側の「v」ボタンをクリックすると、BS及びPLシートに記載されたすべての勘定科目名が表示されます。その中から、適合する科目を選択してダイアログ右側の ボタンをクリックすると、その勘定コードをワークシートに転記します。転記場所はワークシート上の、カーソル行上の勘定コード列セルです。
• その右側の ボタンをクリックすると、カーソル行の仕訳を(借方)(貸方)形式で表示します。但し、JVシートは(借方)(貸方)形式になっていますから、このコマンドは実行されません。

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Print this sheet(P)

• このコマンドをAlt→A→Pによって実行すると、アクティブシートを印刷します。印刷前に実行することは；
  
  ・印刷範囲の設定
  ・マイナス数字について、カッコ付き赤字表示をカッコ付き黒字表示に変更すること。これにより、白黒印刷でマイナス数字がくっきり印刷されるようになります。
• それ以外の印刷指定、例えば次のような指定は行いませんので、これらをユーザーが表計算コマンドから指定した場合、その指定はそのまま生かされます
  
  ・上下左右のマージン
  ・拡大・縮小率(下記「例外1」参照)
  ・縦横の配置
  ・ヘッダーやフッターの変更（下記「例外2」参照）
  ・繰返し印刷する行の変更
  
• (例外1);
  上の「推移表表示・復帰(T)」で記したように、BS、PL、部門PL及びCFシートについては、推移表表示の切替時点でマクロが拡大・縮小倍率を変更します。
• (例外2);
  BK、JV、AP、AR、ANL、SvCシートの右側ヘッダー部の日付は「レポート作成」ダイアログ上での現在月変更に連動して、これらのシート内容とは無関係に、自動的に変更されます。したがって、
  • 現在月としての並替が済んでいない
  • 現在月の勘定分析シートが完成していない
  • 現在月での売上原価対照表作成が済んでいない
  場合であっても、これらの6つのシートのヘッダー日付は最終変更時の現在月末日に変更された状態になっています。したがって、Alt→A→Pによる印刷実行・中止メッセージのなかで現在月の確認が促されますので、現在月とシート内容が一致しているかどうかを確認して、印刷OKボタンを押すようにしてください。

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Protect･Unprotect sheetシート保護・解除(U)

• このコマンドを実行すると、アクティブシートがシート保護状態であれば、アクティブシートを非保護状態に変更し、逆に、非保護状態であれば保護状態に変更します。
• このように、アクティブシートのみを対象として保護⇔非保護と切り替えるのが原則です。しかし、部門別会計の場合はPL及び部門PLシート（以後「PLグループシート」と呼びます。但し、部門要約表(DPT)シートは含まないことにご注意下さい。）を対象として保護⇔非保護切替を一括して行います。PLグループシートの保護⇔非保護切替を実行する場合のアクティブシートはPLグループシートのどのシートでも構いません。例えば、A部門、B部門、C部門の3つの部門がある場合、アクティブシートはPLシートでも、A、B、Cのどの部門シートでも構いません。
• シート保護は、他のコマンドを実行したときに付随的に実行されることがあります。例えば、財表作成実行後はBSとPLグループシートが保護状態に、また、CF作成実行後はCFシートが保護状態になります。売上・原価対照表作成、並替、推移表表示・復帰、行挿入、行削除、印刷、データ整合性チェックの後も保護状態となって、コマンド実行を終えます。これらのコマンドのすべてが表の書換えを含んでいますので、まず、非保護にして作業を行い、最後に保護状態にしているのです。非保護状態からこれらのコマンドを実行した後で、保護状態になっていることに気づき、多少、わずらわしさを感じられることもあるかもしれません。しかし、意識してデータ入力・修正する場合以外は、なるべくデータを保護状態におくこととのトレードオフを考え、経験的にこの方法をとることにしたものです。

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